Juridische vragen bij het gebruik van avatars op de werkvloer.
In deze bijdrage wordt stilgestaan bij de juridische vraagstukken rond het gebruik van avatars op de werkvloer. Een avatar is een digitale verpersoonlijking van een fysieke persoon, en wanneer avatars in een professionele context worden gebruikt, dan zijn ze eigenlijk de digitale personificatie van een fysieke werknemer. Dit is een nieuw fenomeen en dit doet allerlei juridische vragen rijzen. Kan een werkgever bijvoorbeeld een werknemer verplichten een bepaald type avatar te gebruiken? En wat als een werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt? Kan de werknemer dan zijn of haar avatar meenemen, of de avatar eigendom van de werkgever? En mag een werkgever een avatar screenen?
De impact van technologie op ons dagelijks leven en op de werkvloer
Het is ondertussen voor iedereen duidelijk dat de technologische revolutie een steeds groter impact heeft op ons dagelijks leven. Nadat we tijdens de vorige decennia reeds gewoon zijn geraakt aan digitale communicatie, social media, navigatie- en gezondheidsapps, Netflix en andere streamingkanalen, slimme thermostaten en robotstofzuigers, en dergelijke meer, kunnen we ons nu voorbereiden op de opkomst van Web3 en de metaverse die werken met technologieën zoals virtual reality (VR) en augmented reality (AR) en artificiële intelligentie.
Deze impact van de technologie is natuurlijk ook op de werkvloer merkbaar. Denk maar aan online marketing via sociale mediakanalen, identificatie-systemen zoals Itsme en de teams- en zoom-meetings die ondertussen wereldwijd worden georganiseerd. Maar ook op professioneel vlak staat de technologie natuurlijk niet stil. De nieuwste trend op dat vlak is het gebruik van avatars op de werkvloer. Avatars zijn natuurlijk niet nieuw in technologisch wonderland, maar het professioneel gebruik ervan was eerder nog beperkt. Denk maar bijvoorbeeld aan het platform Horizon Workrooms van het bedrijf Meta ( het vroegere Facebook ) waar bedrijfsleiders en/of werknemers met elkaar kunnen vergaderen in virtuele bedrijfsruimten door middel van een VR-bril. Maar sinds dit voorjaar heeft ook Microsoft Teams een avatar functie, waardoor kan worden verwacht dat het professionele gebruik van avatars exponentieel zal toenemen. En dit gaat gepaard gaan met een aantal interessante juridische vragen.
Avatars op de werkvloer
Een avatar is een digitale representatie van een persoon of een karakter. Het kan een afbeelding, een geanimeerd personage of zelfs een 3D-model zijn. Avatars zijn alomtegenwoordig in gaming, maar vinden nu ook hun weg naar professionele omgevingen.
In een professionele context kunnen avatars worden ingezet om de overgang van de reële fysieke wereld naar de virtuele wereld makkelijker te maken, door onder andere de interactie met klanten en collega’s mogelijk te maken en te automatiseren, leerervaringen te verrijken en een visuele identiteit voor bedrijven te creëren. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om het inzetten van avatars bij e-learnings en trainings, bij klantenservices en chatbots, marketing en uiteraard ook om de mogelijkheid om de fysieke persoon achter de avatar te vertegenwoordigen bij virtuele vergaderingen.
Juridische vragen rond werken met avatars
Werken met avatars is technisch niet zo moeilijk. Wie een beetje digitale aanleg heeft, zal in een mum van tijd een eigen avatar kunnen creëren en hiermee aan de slag kunnen gaan. Maar niettegenstaande avatars creëren technisch vrij simpel is, zorgt het gebruiken van avatars in een professionele omgeving toch voor een aantal vrij fundamentele en niet zo makkelijk te beantwoorden juridische vraagstukken. Deze vraagstukken houden onder meer verband met problemen van discriminatie, intellectuele eigendom, privacy en toezicht op werknemers, cybersecurity en arbeidsbeleid en welzijn op het werk.
1. Kan een werkgever een werknemer verplichten om met een bepaald type avatar te werken?
Bij het gebruik van avatars in een werkrelatie kan de werkgever zelf een avatar voor het personeel vorstellen, dan wel de werknemers de mogelijkheid geven om zelf een avatar te creëren. In het eerste geval moet er uiteraard worden gewaakt over het feit dat de keuze voor een bepaald type avatar niet discriminerend werkt. Als avatars worden gebruikt om werknemers te discrimineren op basis van bepaalde kenmerken zoals ras, geslacht, godsdienst, handicap of leeftijd, kan dit leiden tot inbreuken op de wetgeving rond discriminatie, zoals de Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat avatars zelf, maar ook aanverwante interacties met avatars vrij zijn van discriminerend of intimiderend gedrag.
2. Wanneer de arbeidsrelatie is beëindigd, kan de werknemer zijn of haar avatar meenemen naar een andere job?
Hier stelt zich de vraag in hoeverre de creatie van een avatar door de werknemer als een “intellectueel werk” kan worden beschouwd, waarop de werknemer dan intellectuele rechten kan laten gelden. ( zie oa XI 167/1 tem XI 167/5 van het Wetboek Economisch Recht ). Dit is het geval wanneer we te maken hebben met een “werk” dat als een creatie kan worden beschouwd die is uitgedrukt in een bepaalde vorm en origineel is, in die zin dat het de persoonlijke stempel drukt van de auteur. De vraag stelt zich of dat het geval is wanneer bijvoorbeeld de werknemer op een platform zoals Ready Player Me of in Microsoft Teams een eigen avatar aanmaakt op basis van voorgeprogrammeerde digitale figuren, die dan naar het fysieke evenbeeld van de werknemer worden gemodelleerd? O.i. lijkt dit niet het geval te zijn, en kan moeilijk worden gesteld dat een werkgerelateerde avatar intellectueel de eigendom zou zijn van de werknemer.
En zelfs als men zou oordelen dat een avatar toch een intellectuele creatie zou zijn, dan nog kan moeilijk worden gesteld dat de werknemer hier per sé rechten zou kunnen laten gelden. De auteursrechtelijke bescherming ( zie oa XI 167/1 tem XI 167/5 van het Wetboek Economisch Recht ) vinden immers geen toepassing wanneer de werknemer in de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst een werk tot stand brengt die door de werkgever niet wordt geëxploiteerd, maar enkel wordt gebruikt met het oog op de totstandkoming en de exploitatie van producten en diensten.
In beginsel zou de werknemer dan ook geen echte intellectuele rechten kunnen laten gelden op de werk-avatar, maar het is uiteraard aangewezen om hier duidelijke afspraken over te maken in de arbeidsovereenkomst.
3. Mag een werkgever een avatar screenen?
De Belgische Wetgeving bevat een aantal bepalingen die onder andere het kennisnemen van en het opnemen van (elektronische) communicatie waaraan men zelf niet deelneemt strafbaar stelt. ( zie oa artikel 314bis van het Strafwetboek en artikel 124 van de Telecommunicatiewet ) Hierop zijn wel een aantal uitzonderingen zoals het gezag en instructierecht van de werkgever voorzien in artikel 17 van de Arbeidsovereenkomstenwet. Een werkgever kan dus wel kennis nemen van elektronische communicatie waarbij een werknemer betrokken is, op voorwaarde dat het hier gaat om normale bedrijfshandelingen en op voorwaarde dat wettelijke en reglementaire bepalingen worden nageleefd.
Een van deze reglementaire bepalingen is de CAO nr. 81. Deze CAO laat werkgevers toe “online communicatiegegevens” te screenen met het oog op het voorkomen van ongeoorloofde feiten en het naleven van interne bedrijfspolicies. Dit laat werkgevers dus toe om onder meer het surfgedrag van werknemers te screenen. In deze zin en onder de voorwaarden van CAO nr. 81 lijkt het dan ook perfect aanvaardbaar om ook het gebruik van de avatars door de werknemers te controleren. Het spreekt voor zich dat ook de procedure van CAO nr. 81 moet gevolgd worden, zodat werknemers op de hoogte zijn van het feit dat ook hun avatar door de werkgever wordt gecontroleerd.
Of het screenen van avatars ook kan worden aanzien als “camerabewaking” in de zin van CAO nr. 68 lijkt ons echter zeer de vraag. Er is hier immers geen sprake van een bewaking, maar enkel van het opvolgen van digitale communicatie.
4. Kan een werkgever het gebruik van avatars door werknemers beperken?
Het spreekt ook voor zich dat de werkgever het gebruik van avatars kan reglementeren. Werkgevers moeten hier een bedrijfsbeleid opstellen, met duidelijke beleidslijnen en richtsnoeren met betrekking tot het gebruik van avatars op de werkplek. Dit beleid moet betrekking hebben op gepast gebruik, aanvaardbaar gedrag en eventuele beperkingen op het gebruik van avatars, zoals het puur zakelijk gebruik.
5. Kan een werkgever de avatar van een werknemer zelf (laten) gebruiken?
Ook hier hangt veel af van het bedrijfsbeleid en van de overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer. Indien de werkgever zelf de bedrijfs-avatars heeft aangemaakt, lijkt niets zich te verzetten tegen het eigen gebruik van de avatars door de werkgever. Indien het echter gaat om een persoonlijke werkgerelateerde avatar die door de werknemer werd aangemaakt, moet men zich de vraag stellen in hoeverre de werkgever de toestemming van een werknemer moet verkrijgen voordat de avatar van de werknemer kan worden gebruikt. Veel zal hier afhangen van de vraag of we de avatar dan moet beschouwen als een “persoonlijke afbeelding” van de werknemer zelf. In dit geval kan de werknemer aanspraak maken op zijn recht op afbeelding. ( cfr artikel XI 174 van het Wetboek Economisch Recht )
Indien de avatar niet als een persoonlijke afbeelding kan worden beschouwd, bijvoorbeeld wanneer er totaal geen gelijkenis bestaat tussen de fysiek van de werknemer en de fysiek van de avatar, lijkt er zich geen juridisch probleem te stellen. Wanneer echter anderzijds de avatar zo dicht mogelijk de fysieke identiteit van de werknemer benadert, kan men wellicht stellen dat we hier te maken hebben met een persoonlijke afbeelding waarvan het gebruik afhankelijk is van de toestemming van de persoon wiens beeltenis men wil gebruiken.
Ook hier is het aangewezen dat werkgevers specifieke beleidsregels opstellen met betrekking tot het gebruik van avatars. De werkgever kan bijvoorbeeld vereisen dat werknemers professionele en bedrijfsgerelateerde avatars gebruiken die geen persoonlijke informatie onthullen. Het beleid van de werkgever kan ook duidelijk maken wie het recht heeft om de avatars van werknemers te gebruiken, zoals voor interne presentaties of marketingmateriaal.
